Đã bao giờ bạn tính toán có thể tiết kiệm những giờ phút quý báu trong tổng thời gian làm việc của mình như thế nào? Có thể bạn chưa biết, có tới 15% thời gian họp thường bị lãng phí do công nghệ phòng họp lỗi thời hoặc kém hiệu quả. Sự lãng phí này không chỉ làm giảm năng suất làm việc mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến động lực làm việc của các phòng ban. Việc nâng cấp lên các công nghệ họp tiên tiến, như màn hình tương tác và hệ thống hội nghị trực tuyến hiện đại, có thể mang lại sự thay đổi toàn diện.

Hãy cùng khám phá cách sử dụng công nghệ để tạo ra các cuộc họp hiệu quả hơn, hoặc truy cập trang giải pháp của chúng tôi để đạt được hiệu quả tối đa trong các cuộc họp.

1. Cái giá của việc lãng phí thời gian trong các cuộc họp

Mọi cuộc họp đều hướng đến giảm thời gian thực hiện nhưng nâng cao tối đa hiệu quả. Tuy nhiên, thật đáng buồn khi có nhiều yếu tố có thể làm gián đoạn năng suất của các cuộc họp. Kết quả là chúng ta lãng phí thời gian. Từ việc chuẩn bị kém, mục tiêu không rõ ràng cho đến những người đến trễ hoặc không đến, nhiều trở ngại có thể làm lạc hướng những ý định tốt nhất của chúng ta.

Mặc dù mọi người đều thấy thất vọng khi lãng phí thời gian trong các cuộc họp, nhưng chi phí thực sự còn vượt xa những phiền toái đơn thuần mà đã trở thành một khoản lãng phí đáng kể. Theo thống kê, với 36 đến 56 triệu cuộc họp diễn ra hàng ngày, nền kinh tế Hoa Kỳ mất khoảng 70 đến 283 tỷ đô la mỗi năm do thiếu hiệu quả.

Tham khảo dòng sản phẩm: Webcam phòng họp trực tuyến

Thực trạng lãng phí thời gian trong cuộc họp

Ví dụ, hãy xem xét một giám đốc cấp cao với mức lương trung bình tại Mỹ là 150.000 đô la (khoảng 3,45 tỷ đồng). Với chi phí cuộc họp trung bình là 72,12 đô la/giờ (khoảng 1,66 triệu đồng/giờ) và 15% thời gian bị lãng phí, tổn thất mỗi cuộc họp là 10,82 đô la (tương đương 250.000 đồng). Như vậy, với một quản lý tham dự 17 cuộc họp mỗi tuần, sự kém hiệu quả này sẽ tốn tổng cộng khoảng 184 đô la (4,2 triệu đồng) mỗi tuần, tích lũy lên 735 đô la (16,9 triệu đồng) mỗi tháng và 9.562 đô la (220 triệu đồng) mỗi năm. Tác động tài chính tích lũy là đáng kể khi mô hình này được mở rộng cho một doanh nghiệp giả định với 1.000 nhân viên.

>> Xem thêm: MÀN HÌNH TƯƠNG TÁC MAXHUB E6521 65 INCH

Tuy nhiên, chi phí không chỉ dừng lại ở tiền bạc. Ngoài những tổn thất tài chính trực tiếp, còn có những chi phí vô hình đáng kể. Chi phí cơ hội của những việc các chuyên gia này có thể đã hoàn thành trong khoảng thời gian bị lãng phí là rất lớn. Hơn nữa, tác động lâu dài đối với năng suất và sự hài lòng của nhân viên từ những cuộc họp kém hiệu quả cũng rất sâu sắc.

Những số liệu thống kê này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập các cuộc họp hiệu quả và tiềm năng tiết kiệm từ việc đầu tư vào các công nghệ phòng họp tốt hơn. Việc giảm thiểu các khoản tổn thất trực tiếp không chỉ giúp tăng cường năng suất ngay lập tức mà còn nâng cao năng suất tổng thể và tinh thần của tổ chức.

Lãng phí thời gian trong cuộc họp tốn nhiều chi phí

2. Nâng cao năng suất cuộc họp với giải pháp họp trực tuyến tiên tiến

Việc áp dụng các giải pháp họp trực tuyến thân thiện với người dùng và chuyên nghiệp mang lại những lợi ích lâu dài. Họp trực tuyến đã trở thành một bước đột phá, giúp các cuộc họp dễ dàng và tập trung hơn. Việc nhìn thấy chính mình trên màn hình có xu hướng làm cho hành vi của chúng ta trở nên chỉn chu hơn, từ đó trực tiếp tăng năng suất của cuộc họp. Nhận thức về các hành động của mình giảm thiểu sự phân tâm, đảm bảo rằng các cuộc họp được tinh gọn và hiệu quả.

Dù là một công ty khởi nghiệp hay một doanh nghiệp lâu đời, tích hợp các giải pháp họp trực tuyến có thể cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động, bất kể quy mô của công ty. Một hệ thống họp trực tuyến như Microsoft Teams Rooms (MTR), kết hợp với các công cụ như bảng kỹ thuật số và chia sẻ màn hình, có thể giúp đơn giản hóa toàn bộ quá trình họp trực tuyến. Điều này bao gồm cả việc tổ chức và tham gia vào các cuộc họp.

Khởi động nhanh chóng các cuộc họp là rất quan trọng, vì thời gian bị lãng phí sẽ tích lũy và ảnh hưởng đến năng suất. Việc áp dụng công nghệ phòng họp tiên tiến không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng cuộc họp, góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp.

Họp trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian và chi phí

3. Giải pháp họp trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian trong các cuộc họp như thế nào?

• Tham gia cuộc họp chỉ với một chạm: Người dùng có thể bắt đầu một cuộc họp Teams hay Zoom chỉ với một chạm trên bảng điều khiển cảm ứng. Với bảng điều khiển này,người dùng sẽ không phải cài đặt các thiết bị ngoại vi phức tạp và cấu hình hệ thống rườm rà, cho phép bạn tham gia cuộc hop ngay lập tức mà không gặp phải bất kỳ sự chậm trễ nào.
• Kích hoạt tự động: Một số hệ thống hội nghị truyền hình có khả năng phát hiện khi có người vào phòng. Cảm biến hồng ngoại tích hợp tự động bật bảng điều khiển cảm ứng, đảm bảo mọi thứ sẵn sàng ngay khi bạn cần. Tính năng này giảm thiểu thời gian thường dành cho việc thiết lập và chuẩn bị cho cuộc họp.
• Chia sẻ nội dung mượt mà: Chia sẻ nội dung trong cuộc họp trực tuyến rất đơn giản, bất kể bạn sử dụng thiết bị nào – Windows, Mac, Android hay Chrome. Kết nối laptop hoặc máy tính bảng của bạn với bảng điều khiển cảm ứng bằng cáp HDMI hoặc các nối không dây. Kết nối này cho phép trình bày mượt mà các tài liệu đa phương tiện hoặc tài liệu trực tuyến và đồng thời trên màn hình của phòng họp, nâng cao giao tiếp mà không gặp rắc rối về nhiều cáp kết nối hoặc vấn đề tương thích thiết bị.

Họp trực tuyến tiết kiệm nhiều chi phí

Tham khảo thêm: Kích thước màn hình Led phòng họp chuẩn nhất hiện nay

3.1 Các thiết bị cộng tác hiệu quả

Tư duy sáng tạo hiệu quả là yếu tố then chốt cho công việc nhóm. Các công cụ cộng tác với tính năng bảng trắng có thể viết vẽ lên màn hình và chia sẻ trực tuyến sẽ nâng cao quá trình này bằng cách cho phép chia sẻ ý tưởng theo thời gian thực và lưu lại các thảo luận để xem lại sau. Phương pháp này đảm bảo rằng tất cả các ý tưởng đều được ghi nhận, thúc đẩy quá trình ra quyết định và giữ mọi người đồng thuận và được thông tin đầy đủ.

Với nhiều lựa chọn phần mềm trên thị trường, điều quan trọng là chọn một công cụ không chỉ đáp ứng mục đích sử dụng mà còn phù hợp với thiết lập phòng họp. Điều này đặc biệt quan trọng nếu không gian được trang bị màn hình tương tác lớn, vì tính tương thích có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả của công cụ.

Sử dụng màn hình tương tác trong cuộc họp

3.2 Kết nối màn hình linh hoạt

Chúng ta đều đã từng trải qua tình huống này: cuộc họp bắt đầu năm phút rồi, nhưng bạn vẫn không thể kết nối với màn hình và mọi người đang chờ đợi. Việc thiết lập công nghệ màn hình thường chiếm nhiều thời gian nhất trước các cuộc họp. Đó là lý do tại sao cần phải có màn hình được trang bị nhiều tùy chọn kết nối, cả phần cứng và phần mềm. Sự linh hoạt này đảm bảo rằng mọi người có thể dễ dàng chia sẻ nội dung từ thiết bị của mình, và nếu một phương pháp không hoạt động, luôn có sẵn phương pháp dự phòng.

Chẳng hạn, màn hình tương tác Maxhub V6 Classic cho doanh nghiệp có nhiều phương thức kết nối, bao gồm HDMI và USB-C, hoặc kết nối không dây qua phần mềm Maxhub Share và phụ kiện kết nối nhanh không dây Maxhub WT13M không chỉ tăng tốc quá trình thiết lập mà còn giảm thiểu thời gian chết và làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn bằng cách đơn giản hóa cách mọi người chia sẻ màn hình và cộng tác. Kết quả là các cuộc họp trở nên hiệu quả và hấp dẫn hơn.

Giải pháp chia sẻ màn hình không dây lên màn hình lớn 

4. Tổng kết

Sử dụng công nghệ dễ kết nối phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn là chìa khóa để giảm lãng phí thời gian trong các cuộc họp. Giải pháp cộng tác đến từ Maxhub sẽ giúp bạn có thể đơn giản hóa việc thiết lập cuộc họp phức tạp để có những buổi họp hiệu quả, không căng thẳng, giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng.

Việc triển khai các công nghệ này không chỉ nâng cao năng suất mà còn mang lại những tiết kiệm tài chính đáng kể. Bằng cách giảm thời gian dành cho thiết lập kỹ thuật và tránh các sự cố trì hoãn, các công ty và tổ chức có thể phân bổ nguồn lực tốt hơn vào các hoạt động năng suất hơn, giảm thiểu chi phí ẩn liên quan đến các cuộc họp kém hiệu quả và tăng cường lợi nhuận tổng thể.

Để có thêm thông tin chi tiết về các giải pháp cộng tác và họp trực tuyến Maxhub, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn nhanh chóng nhất:

• Hotline: 0904 809 669/ 024 339 11 555
• Địa chỉ: Số nhà 222, ngõ 304 Hồ Tùng Mậu, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
• Email: support@maxhubvietnam.vn
• Website: maxhubvietnam.vn